Kegelspiel-Kommunen richten zentrales E-Government System ein
Die Mitgliedskommunen des Zweckverbandes Hessisches-Kegelspiel treiben ihre gemeinsamen E-Government-Strukturen weiter voran und stellen nun auch die Software zur allgemeinen Verwaltungssteuerung auf eine einheitliche Plattform. Dies hat die Verbandsversammlung des Zweckverbandes nach Angaben der Vorsitzenden der Arbeitsgruppe, Nüsttals Bürgermeisterin Marion Frohnapfel, beschlossen.
Das Konzept für diese Zusammenarbeit wurde durch die vom Vorstand eingesetzte „Arbeitsgruppe Digitalisierung/OZG“ erarbeitet, der Mitarbeiter aus allen vier Verwaltungen sowie der Geschäftsführer des Zweckverbandes Hessisches Kegelspiel, Ingo Rancke und auch Bürgermeisterin Frohnapfel, angehören. Diese befasst sich mit allen Themen rund um die Digitalisierung der Verwaltungen und der Kommunen. Aktuell insbesondere auch die Einrichtung und den Betrieb von Online-Antrags- und Verarbeitungsprozessen, beispielsweise im Meldewesen und anderen Anwendungen, die künftig auch online mit automatisierter Verarbeitung angeboten werden sollen.
Das Online-Zugangsgesetz des Bundes verpflichtet die Kommunen unter anderem dazu, dass ab dem kommenden Jahr eine Vielzahl von Verwaltungsdienstleistungen auch über Online-Lösungen verfügbar werden müssen.
Das Konzept für das gemeinsame E-Government-System sieht die gemeinsame Nutzung einer Software zur Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsstrukturen mit verschiedensten Bausteinen vor. Durch die Gliederung in getrennte Bereiche mit jeweils eigenen Aktenplänen und Administrationsrechten bleibt die Unabhängigkeit der jeweiligen Kommunen auch in der Datenhaltung gewahrt. Die vier Kommunen greifen bei der Datenlagerung und Serveradministration wie bisher auf die Stadtwerke Hünfeld als Rechenzentrum zurück.
Projektbeginn war im Dezember des vergangenen Jahres mit einer Kick-Off-Veranstaltung im Herrenhaus in der Marktgemeinde Burghaun. Zwischenzeitlich wurden alle bereits vorhandenen Lizenzen der Kommunen zu einer Best-Of-Zentrallizenz zusammengefasst und allen Beteiligten nun durch den Zweckverband Hessisches Kegelspiel als zentralen Lizenznehmer zur Verfügung gestellt. Die vormals bestehenden Einzelverträge der Kommunen mit dem Softwareanbieter wurden hierbei aufgelöst. Die Kommunen haben sich zum Ziel gesetzt, im Laufe dieses Jahres die einzelnen Module und Funktionalitäten in Betrieb zu nehmen, sodass alle Verwaltungen auf einem Stand sind, wobei einzelne Kommunen bereits weiter fortgeschritten als andere sind.
Durch die Kooperation sparen sich die Kommunen im Vergleich zu Einzellösungen nicht nur Kosten in Höhe von rund 85.000 € bei den Investitionen, sondern auch bis zu 40.000 € im Jahr bei den Wartungskosten und den Serverkosten. Bei künftigen Weiterentwicklungen können dann weitere Kosteneinsparungen durch Kostenteilung der Kommunen erreicht werden.
Weiterer Vorteil dieser Kooperation ist aus Sicht der beteiligten Bürgermeister, dass die Administration der Software in abgestimmten Teilbereichen nun an einer zentralen Stelle erfolgen wird und die eigenen Verwaltungen entlastet werden. Dennoch verbleiben jeder Kommune individuelle Gestaltungs- und Nutzungsmöglichkeiten der vielfältig vorhandenen Softwaremodule.
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auch weitere Kommunen in die Zusammenarbeit aufzunehmen und zusätzliche Kostenvorteile zu erzielen.